Privacyverklaring
Privacy verklaring
Wij waarderen de inzet van onze vrijwilligers en giften van onze sponsoren. Zonder hen is de jaarlijkse intocht en de bijbehorende festiviteiten niet mogelijk in Bocholtz.
Wat Sinterklaas in zijn boek schrijft is vertrouwelijk, net als jouw contactgegevens.
De AVG en het Sint Nicolaas Comite Bocholtz
Per 25 mei 2018 is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming ingegaan waaraan ook verenigingen en stichtingen gebonden zijn, dus ook het Sint Nicolaas comité Bocholtz.. Vooropgesteld willen wij ten alle tijden voldoen aan wet en regelgeving, ondanks dat wij een kleine organisatie zijn bestaande uit vrijwilligers die zich primair inzetten voor de intocht van Sinterklaas en zijn Pieten in Bocholtz vóór de kinderen van Bocholtz. Binnen de kaders van deze wetgeving is met name transparantie over wat wij doen met gegevens erg belangrijk. Om hier invulling aan te geven vindt u hieronder een overzicht van de consequenties en keuzes die wij, als verantwoordelijk bestuur, gemaakt hebben:
1. Met welk doel slaan wij gegevens op?
Wij als Sint Nicolaas comité Bocholtz slaan de gegevens van mensen die deelnemen aan het comité, de vrijwilligers die meehelpen bij de intocht, sponsoren en van de kinderen die meedoen aan ‘het pakje van de Sint’ op. Dit met als doel dat wij in contact kunnen komen met de betreffende personen om deel te nemen of te sponseren voor de intocht.
2. Wie zijn verantwoordelijk voor de gegevens?
De verantwoordelijke bestuursleden van het Sint Nicolaas comité Bocholtz hebben de bestanden met de gegevens op hun privé laptop. De bestuursleden hebben enkele bestanden of toegang tot de bestanden als die noodzakelijk zijn bij het uitvoeren van hun verantwoordelijkheden voor de intocht. Een ieder zorgt dat hij/zij de gegevens van derden niet openbaar maakt en enkel gebruikt voor hetgeen nodig is.
3. De volgende persoonsgegevens zijn bij de bestuursleden bekend:
· Voornaam
· Achternaam
· Leeftijd
· Geslacht
· Naam contactpersoon
· Adres
· Postcode
· Woonplaats
· Emailadres
· Telefoonnummer
4. Worden er bijzondere persoonsgegevens bewaard?
Wij vragen geen en bewaren ook geen bijzondere persoonsgegevens.
5. Informeren van vrijwilligers en sponsoren over hun persoonsgegevens:
De personen of bedrijven die hun naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer hebben doorgegeven zijn op de hoogte dat wij dit enkel gebruiken voor de opgegeven activiteit.
6. Wat is er geregeld voor vrijwilligers, deelnemers en sponsoren om hun eigen gegevens in te zien?
Vrijwilligers, deelnemers en sponsoren kunnen per email (sinterklaasbocholtz@gmail.com) de bewaarde gegevens opvragen.
7. Beeldmateriaal op facebook en onze website:
Onze hoofdtaak is het zorgen voor een onvergetelijke intocht voor de kinderen van Bocholtz en omstreken. Gezien de toenemende druk op wet en regelgeving hebben wij het volgende als Comité besloten: - op het moment dat u en uw kind aanwezig zijn bij de jaarlijkse intocht van de Sint en zijn Pieten in Bocholtz – stemt u ook in met ons reglement en heeft u daarbij ook expliciet geen bezwaar dat we foto’s van de intocht en ontvangst op de desbetreffende locatie plaatsen op onze facebooksite en de website van het Sint Nicolaas comité Bocholtz. Het is voor ons niet te doen om elke afzonderlijk foto na te kijken of een of meer kinderen hierop afgebeeld zijn waarvan de ouders bezwaar hebben dat beeldmateriaal wordt geplaatst. Deze tijd stoppen we liever in het organiseren van een onvergetelijke intocht voor de kinderen, ouders en sponsoren. Uiteraard gaan wij zorgvuldig om met het plaatsen van alle beeldmateriaal. Beeldmateriaal wordt opgenomen in de archieven van het Sint Nicolaas comité Bocholtz voor het nageslacht en voor jubilea activiteiten van de stichting.
8. Hoe worden gegevens bewaard:
De gegevens worden bewaard op de pc van de bestuursleden. Ze worden 1 jaar bewaard om het jaar na de intocht wederom in contact te kunnen komen met onze vrijwilligers en sponsoren.
9. Melding van data issues en data lekken.
Voorzitter en/of secretaris zijn de binnen het Sint Nicolaas comité Bocholtz aangewezen personen om een datacalamiteit of AVG wetgeving te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. Secretaris is primair binnen de stichting eerste aanspreekpunt voor administratie en legt tijdens de vergadering verantwoording af aan de leden in geval van calamiteiten en issues. Hier wordt verslag van gemaakt.
Betrokkenen (vrijwilligers en/of sponsoren) van de intocht worden in kennis gesteld van eventuele datalekken, persoonlijk of via ons digitaal kanaal. Via welk kanaal we communiceren ligt aan de ernst en impact van een mogelijk voorkomen hiervan. Dit bepalen we in onderling overleg op het moment op treden.